思考五分鐘系列-如何計畫、如何做計劃

思考五分鐘今天來教如何計畫也就是如何做計劃。有些人是看到了計劃就頭痛,不知該如何下手。計劃有很多種,專案計劃、週計劃、月計劃、讀書計劃甚至人生計劃等。其實每個人都會做計劃,這篇文章只是引導出你的計劃能力而已,簡單說明讓你一通百通什麼計劃都能做。

計劃的定義與好處

首先先說明什麼是計劃,計劃就是如何在預定時間達成預定的目標。好處就是有計劃雖不中亦不遠矣,壞處是沒什麼壞處就是計劃趕不上變化XD (盡量要有備案,或處置方式才叫真正好計劃)

計劃的重要要素

目標: 預定達成目標
時間: 預定達成日,項目所需時間
執行者: 自己或參與人
資源: 自己擁有或他人擁有資源,含採購

如何做計劃

每個人都有做計劃的能力,如最常見計劃晚餐吃什麼(義大利麵)?由哪條路去買?坐什麼交通工具?誰去買?就是一個簡單的計劃。計劃只是把你覺得很正常的東西寫成文字或圖而已,只是你的腦袋還不習慣用文字寫出來。把概念換成工作計劃的時候就是目標是什麼?誰來做?怎樣去做?要花錢嗎?大概什麼時候達成?成效預估如何這樣。

接下來以耳機生產為例也等同專案計劃,下表是簡單版日期有縮減一下比較好看,客戶下訂單交期一個月達成,業務該注意什麼? 絕對不是把單丟給生管就解決了^^

生產計劃表範例,如何計劃

目標: 3/1日交貨

時間: 交貨日3/1 能不能達成是看其他項目有沒辦法及時達成

      含採購進料到達時間,組裝時間,包裝時間,內外部檢驗時間等

執行者: 訂單下去 生管要先確認時間能不能於二月中能排上線,採購則是確認
       2/10料會不會進來. 身為業務你就是確認生管、採購是否確認ok,並
       於該時間頭尾確認進度是否正常?沒做中間確認包了你就完蛋,反正客
       戶跟老闆是罵你。

資源: 採購來料狀況是否ok,料可用嗎?

所以計劃內容其實順序是: 1.業務接到訂單確認生管能否排線 2.採購進料有沒問題 都ok就安排生產回覆客人 3.為確保生產流程順暢要中間確認 4.生產並檢驗完成出貨. 以上四點依據所需日期做成圖基本上就解決了,就能按表操課.這樣的表有個帥氣名字叫做甘特圖,所以現在你也會作簡易甘特圖了。

如何計劃人生:短期計劃比較好

人生是不建議長期的做計劃,比較建議做三年內的短期計劃,這樣會比較好拆分變數不會這麼大。計劃人生最好方式則是倒推法,比如三年內要成為公司經理,第一年要達成什麼這樣。另一種非常推薦就是大學畢業前做規劃會比較有用,就像有人大三就考上公務員這樣,因為從高中畢業就開始準備了。

為什麼要用倒推法計劃人生:

倒推法相對比較會接近實際狀況。正常想法,比如我想減肥五公斤(降體脂),於是我設定每天跑一個小時一週跑五天”希望”兩個月內能夠達成,先跑跑看就對了。

而倒推法則是由目標推回來: 五公斤體脂x9000大卡=45000大卡 / 560慢跑每小時消耗熱量=80天,若要50天達成 等於每天應該要跑一個半小時。每天要跑一個小時還是一個半小時就是理想(順推)與現實(倒推的差距)。

評:有沒很熟悉就像考試前書還唸不完的感覺,因為時間根本抓錯加上種種意外的結果。

如何用倒推法計劃人生

計劃人生以三年內要成為業務經理為例,意味著三年業績都不錯且對上關係很好,第一年應該就要有成為業績第一的覺悟(目標),二三年持續第一且業績又增長代表很有能力。第一年可能新手還不熟,表現也沒法接觸到上層眼中,可以設稍微低一點點。

大目標: 三年成為業務經理業績2000萬
小目標: 第一年業績 500萬 (前三,新人最佳)
細目標/時間: 每月業績 500/12 = 42萬, 可由第一個月20萬為目標開始遞增
執行者: 自己 / 文宣品產品製作人
資源: 公司有那些能幫助的/ 文宣品

上面由大目標推到小目標再推到細目標就是倒推法。倒推法用一用各階段目標就會很明確,然後就會看到要達成目標需要的資源與該努力的部分。就如同我有個小夢想一年內想寫出本真正可以幫助人的書(一本書正常8~12萬字),我是不是推回來每個月應該要有一點五萬字的文章產出才夠(有部分文章可能不能用要多抓),每週就要有兩篇兩千字的文章。

如何制定月計劃、週計劃

做月計劃跟週計劃建議都是做大一點再回推,你的目標應該沒有這麼小吧。除非是運動計劃週一練三頭肌週二練四頭肌這種重複性計劃。每週要念一本書的計劃,其實應該是一年要看52本書而一年要看52本書的目標究竟是什麼?有更好的邏輯、更多知識,還是就是個蠢目標我也不知道要什麼?

月計劃是以週計畫為基礎基本單位是每日,而每日又可以切成可運用時間如中午休息30分鐘,下班吃完飯後8:00~11:00這樣。不要把時間壓太死,會容易放棄。每段時間建議是以50分鐘左右切割,休息十分鐘這樣。貼心建議: 一直坐著會有大屁股跟肥肚肚歐

全部表列出來就是如下圖的週計劃表

週計劃表範例,如何計劃週計劃表

如何做考試讀書計畫

上表的元素都可以改成科目,像這樣的週計劃只要把上表的六日選一天,再切成很多的一個小時就好,拿來補不夠的部分就成了讀書計劃表。六日還是建議有一天放鬆休息。科目的部分則是先看書有幾本要看總共有多少章節,考試前有多少時間就能分配一週該看多少章節,每個章節花多少小時。

評:一般考試書一章需要一個小時,困難一點的一個半到兩個小時。考試的話讀書時間要注意不要非常平均分配章節,要找出常考章節多花時間。六日可以配合考試時間作考古題,這個非常有用。

(預計更新: 如何規劃時間、規劃時間技巧、時間管理、時間管理能力)

思考五分鐘系列-如何計畫、如何做計劃一文,希望對有計劃困擾的你有幫助,解決不知如何計劃的問題。只要記得其實每個人都會做計劃這件事就好跟運用上計劃四個元素,相信看此文現在專案計劃、週計劃、月計劃、讀書計劃甚至人生計劃等對你都不是問題了。此外PTT是寶庫也可以找到很多規畫時間跟時間管理技巧資訊。每天思考五分鐘,讓我們一起過更好更喜歡的人生吧。

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